Dobry program do fakturowania online: na co zwrócić uwagę przed zakupem?

Zakup programu do fakturowania online jest bardzo ważną decyzją biznesową, która będzie mieć bezpośredni wpływ na komfort prowadzenia firmy i rozliczania się z kontrahentami. Dlatego nie należy zdawać się tutaj na przypadek czy tym bardziej kierować się wyłącznie ceną. Najważniejsze jest to, aby program idealnie wpisywał się w potrzeby przedsiębiorcy oraz był rozwojowy, czyli umożliwiał korzystanie z niego przez wiele lat. Na jakie szczegóły trzeba więc zwrócić szczególną uwagę? Sprawdź w naszym poradniku.

Połączenie z bazą CEIDG oraz GUS

Jest to bardzo ważne, ponieważ dzięki temu nie musisz za każdym razem wpisywać wszystkich danych kontrahenta – wystarczy, że podasz jego numer NIP, a program sam wypełni pozostałe pola, „zaciągając” dane ze wspomnianych baz. To znacząco skraca cały proces fakturowania i eliminuje ryzyko pomyłek.

Łatwość obsługi

Przed kupieniem konkretnego programu do fakturowania online konieczne trzeba się zapoznać z jego obsługą i sprawdzić wszystkie dostępne oraz potrzebne firmie funkcjonalności. Większość dostawców takiego oprogramowania umożliwia przetestowanie programu – np. przez 7 dni, z czego zdecydowanie warto skorzystać.

Możliwość integracji z innymi aplikacjami

Szczególną uwagę powinni na to zwrócić przedsiębiorcy, którzy w przyszłości planują zainwestować na przykład w system klasy ERP. Trzeba się zatem upewnić, czy dany program do fakturowania ma możliwość zintegrowania go z zewnętrznymi aplikacjami. Często jest to element większego systemu, w ramach którego dostawca oferuje również np. programy do obsługi magazynu etc. Warto to sprawdzić.

Zabezpieczenia

Zdecydowana większość programów do fakturowania online działa w chmurze obliczeniowej, co jest bardzo wygodne, ale rodzi też ryzyko utraty wrażliwych danych. Dlatego koniecznie trzeba zweryfikować poziom zabezpieczeń, jakie zostały zaimplementowane w dostarczanym programie. Certyfikat SSL to absolutna podstawa.

Uniwersalność

Kolejną kwestią jest upewnienie się, że w ramach jednego programu do fakturowania online możemy wystawiać najróżniejsze dokumenty sprzedażowe, w tym faktury zaliczkowe, faktury seryjne (automatyczne), faktury korygujące czy faktury pro forma. Uwaga! To wcale nie jest standard!

Dodatkowo radzimy sprawdzić, czy dany program do fakturowania online umożliwia korzystanie z niego na różnych urządzeniach, w tym przede wszystkim mobilnych.