Wybierasz program do fakturowania online? Uważaj na te pułapki!

Oferta programów do fakturowania online jest ogromna: można je kupić na wolnym rynku, często są dostępne w systemie bankowości elektronicznej czy w ramach usługi internetowego biura rachunkowego. To wcale nie oznacza, że ostateczny wybór sprowadza się tylko do kwestii ceny. Programy znacząco różnią się między sobą funkcjonalnością i możliwościami, ale także formułą korzystania z nich przez przedsiębiorców. Wielu dostawców takiego oprogramowania stosuje nie do końca uczciwe sztuczki, zastawiając na swoich klientów sprytnie ukryte pułapki. Na co trzeba szczególnie uważać?

Limity

Choć trudno w to uwierzyć, na rynku są dostępne programy do fakturowania online, które narzucają użytkownikom limit wystawionych dokumentów. Czyli: w podanej cenie (najczęściej bardzo atrakcyjnej) przedsiębiorca może wystawić np. tylko 10 czy 20 faktur miesięcznie. Za każdy dodatkowy dokument trzeba płacić osobno lub zwiększyć pakiet, co jest zaskakujące oraz bardzo frustrujące. Jeśli więc wiesz, że będziesz wystawiać dużo faktur w skali miesiąca, bardzo dokładnie sprawdź, czy upatrzony wstępnie program nie narzuca tutaj jakichś limitów.

Ograniczenie liczby urządzeń

Może to być spory problem w sytuacji, gdy planujesz wystawiać faktury na różnych urządzeniach lub też chcesz udostępnić program do fakturowania online kilku pracownikom swojej firmy. Zwróć zatem uwagę, czy dane oprogramowanie w konkretnym pakiecie nie jest „zablokowane” do działania wyłącznie na jednym, predefiniowanym urządzeniu – np. Twoim laptopie. Jeśli tak, to nie wystawisz później faktury z np. poziomu smartfona.

Kosztowne dodatkowe funkcjonalności

To największe zagrożenie. Niektórzy dostawcy oprogramowania do fakturowania online biorą tutaj przykład z np. producentów gier sieciowych i na każdym kroku fundują użytkownikom nieprzyjemne niespodzianki. Co z tego, że program jest niezwykle funkcjonalny i daje Ci ogromne możliwości w zakresie zautomatyzowania procesu fakturowania, skoro za praktycznie wszystko trzeba dodatkowo płacić? Przykładowo: płatne może być… wysłanie faktury bezpośrednio z programu do kontrahenta.

Niska opłata za pierwszy rok, a później…

To właściwie standard, dlatego dobrze radzimy: przed zawarciem jakiejkolwiek umowy dopytaj, jak bardzo zmieni się opłata za korzystanie z programu po pierwszym roku. Może się okazać, że np. program udostępniony Ci za symboliczną złotówkę w przyszłości będzie generować wysokie koszty, z czego w ogóle nie zdawałeś sobie sprawy.